Attività di verifica legale del revisore riepilogo procedure e adempimenti

A seguito della riforma del collegio sindacale per il medie imprese per la quale abbiamo nominato un solo revisore legale, vorremmo sapere cortesemente:
- se occorre vidimare un libro delle verifiche
- se si, ogni quante volte deve recarsi in azienda e come redigere il verbale
- in cosa consiste la verifica del revisore possiamo avere un fax simile del verbale delle verifiche grazie

RISPOSTA

Una premessa di carattere metodologico: la presente consulenza si riferisce propriamente all'attività di verifica legale del revisore e non all'attività di vigilanza tipica del collegio sindacale.
Non è obbligatorio istituire un libro delle verifiche del revisore né tanto meno vidimarlo, pagina per pagina. Con le modifiche introdotte al Codice civile dal D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 39, sostanzialmente sono state «abrogate» le verifiche periodiche trimestrali nonché l’obbligo di tenuta del libro della revisione.
L’art. 2409-bis del codice civile è stato riscritto e soprattutto, l’art. 2409-ter è stato abrogato; l’art. 2409-ter del codice civile era quello che prevedeva le verifiche infrannuali periodiche trimestrali e la tenuta del libro della revisione.

Articolo 2409 bis del codice civile. Revisione legale dei conti.
1. La revisione legale dei conti sulla società è esercitata da un revisore legale dei conti o da una società di revisione legale iscritti nell'apposito registro.
2. Lo statuto delle società che non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato può prevedere che la revisione legale dei conti sia esercitata dal collegio sindacale. In tal caso il collegio sindacale è costituito da revisori legali iscritti nell'apposito registro.

Attualmente, la frequenza ed entità delle verifiche periodiche del revisore è determinata dalla valutazione del rischio di revisione che il revisore farà in sede di pianificazione, sin dal momento del conferimento dell'incarico. La formalizzazione di tutto il lavoro di revisione sarà poi documentata nelle carte di lavoro. Si dovranno compilare delle carte di lavoro complete ed accurate, seguendo i principi di revisione e le prassi più diffuse. Il revisore può documentare le procedure svolte in ciascuna verifica periodica utilizzando diversi strumenti:
a) programmi di lavoro (In ragione dei programmi di lavoro si dovrà stabilire la cadenza delle verifiche del revisore);
b) note di commento sulle questioni emerse (in forma narrativa, rivolte alla direzione aziendale);
c) riepiloghi degli aspetti significativi;
d) checklist.

Cominciamo con il riepilogo degli aspetti significativi del controllo del revisore legale:

Le principali procedure rientranti nell’ambito delle verifiche periodiche sono di seguito riepilogate:
1. Ottenimento di informazioni circa eventuali cambiamenti nel sistema di controllo interno, per quanto riguarda il sistema contabile-amministrativo, intervenuti nel periodo.
Acquisizione di informazioni relative alle (ovvero a significativi cambiamenti nelle) modalita` seguite dalla societa` per:
a. accertare tutti i libri obbligatori da tenere;
b. introdurre nuovi libri obbligatori richiesti;
c. assicurare l’osservanza degli adempimenti, con particolare riferimento alle norme fiscali e previdenziali;
d. accertare la tempestivita` e la regolarita` delle vidimazioni di legge.
2. Esame dei libri contabili obbligatori (ad es.: libro giornale, inventari, etc.) per accertare la loro corretta vidimazione e/o bollatura (ove applicabile) nonche´ la tempestivita` dell’aggiornamento secondo quanto stabilito dalle norme in materia. 3. Esame campionario dell’esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti tributari e previdenziali e dei documenti comprovanti pagamenti dei relativi oneri.
4. Svolgimento di sondaggi di conformita` campionari ritenuti adeguati nella fattispecie per accertare che le operazioni di gestione siano rilevate nelle scritture contabili in conformita` alle procedure previste dal sistema contabile - amministrativo e dal connesso sistema dei controlli interni.
5. Svolgimento di sondaggi, con l’utilizzo del metodo del campione, per accertare che le operazioni relative agli adempimenti tributari e previdenziali siano rilevate nelle scritture contabili in conformita` alle previsioni di legge in merito alla loro tempestiva ed appropriata rilevazione nei libri e nei documenti formali.
6. Esame della sistemazione dei fatti riscontrati in occasione degli accertamenti svolti nel corso della verifica precedente. 7. Accertamento dell’esistenza e tempestivita` di preparazione delle riconciliazioni bancarie predisposte a data intermedia ed esame campionario delle poste in riconciliazione per alcuni conti bancari.
8. Effettuazione della conta di cassa e/o titoli a data intermedia.
9. Lettura dei verbali dell’Assemblea degli Azionisti, delle riunioni del Consiglio d'Amministrazione, del Comitato Esecutivo, del Collegio Sindacale e dei Revisori Interni, tenutisi nel periodo intercorso dall’ultima verifica. Lettura delle comunicazioni pervenute dalle Autorita` di Vigilanza.
10. Analisi comparativa sulla base della situazione contabile a data intermedia al fine di individuare i principali scostamenti rispetto alla situazione contabile intermedia precedente, alla situazione periodica relativa al corrispondente periodo dell’esercı`zio precedente ed al budget.
11. Colloqui con la Direzione della Societa`, utilizzando anche gli scostamenti di cui al punto precedente, con lo scopo di ottenere informazioni su eventuali operazioni ed eventi significativi che si sono verificati nel periodo. Ottenimento di riscontri documentali per le operazioni ritenute particolarmente significative.

Proseguiamo con le check list:

Riepilogo delle procedure di verifica e controllo contabile
A) VERIFICA DEI LIBRI OBBLIGATORI
Libri soggetti a vidimazione/bollatura
Libri soggetti soltanto alla numerazione progressiva, per i quali non sussiste piu` l’obbligo di bollatura
B) VERIFICA ADEMPIMENTI TRIBUTARI
Verifica versamenti Tributari Periodici (IVA, IRPEF, CCIAA, RIFIUTI, Etc)
Verifica versamenti Imposte dirette (IRPEG e IRAP): acconti e saldi
Verifica versamenti ICI (acconto e saldo)
Verifica invio Mod. Unico
Verifica invio Dichiarazione IVA
Verifica invio 770
Verifica deposito Bilancio d’Esercizio Verifica deposito cariche
Verifica invio Comunicazione Annuale dati IVA
C) ADEMPIMENTI CONTRIBUTIVI
Verifica versamenti Contributi INPS dipendenti, INAIL e dirigenti
D) DISPONIBILITA` LIQUIDE E TITOLI DI PROPRIETA’
Presa visione fisica della cassa
Presa visione fisica dei titoli e/o della connessa documentazione bancaria
Riconciliazioni bancarie
Adempimenti societari
E) SITUAZIONI PERIODICHE
Effettuare l’analisi comparativa della situazione patrimoniale ed economica o della situazione gestionale infrannuale, indagando eventuali scostamenti significativi e ottenendo documentazione giustificativa
F) INCONTRI CON LA DIREZIONE
G) INCONTRI COL COLLEGIO SINDACALE
H) VERIFICA DELLE IRREGOLARITA` RISCONTRATE NELLE VERIFICHE PRECEDENTI
I) SISTEMA CONTABILE E SISTEMA CONTROLLO INTERNO: AGGIORNAMENTO DELLE PROCEDURE RILEVATE ED EFFETTUAZIONE DI TEST DI CONFORMITA` SUI CICLI AZIENDALI RILEVANTI
Procedura Acquisti e Pagamenti
Procedura Vendite e Incassi
Procedura Personale Procedura Crediti Diversi - Altre Attivita`
procedura Debiti Diversi
Procedura Titoli
Crediti e Debiti verso Consociate
altre verifiche. Specificare

Libri soggetti a vidimazione/bollatura
Libro Soci
Libro Soci Sovventori
Libro adunanze e deliberazioni delle Assemblee dei Soci
Libro adunanze e deliberazioni del C d A
Libro adunanze e deliberazioni del Collegio Sindacale
Libro adunanze e deliberazioni del Comitato Esecutivo
Libro delle obbligazioni
Libro adunanze e deliberazioni assemblea obbligazionisti
Libro Unico del lavoro

Libri soggetti soltanto alla numerazione progressiva, per i quali non sussiste piu` l’obbligo di bollatura
Libro Giornale
Libro degli Inventari
Registro IVA fatture di vendita
Registro riepilogativo IVA
Registro IVA dei corrispettivi
Registro IVA fatture di acquisto
Registro dei beni ammortizzabili

Adempimenti tributari
a. Versamenti Ritenute Erariali, Regionali, Comunali (1001, 1040, 1041, 1038, etc.)
b. Versamenti Imposte dirette (IRES e IRAP): acconti e saldi
c. Versamenti IVA (periodici ed acconto)
d. Versamenti ICI / IMU (acconto e saldo)
e. Versamento altre imposte e tasse (es. CCIAA, Rifiuti)
f. Verifica compensazioni
g. Invio Mod. Unico
h. Invio Mod. sostituti d’imposta 770 i. invio Dichiarazione IVA annuale
l. comunicazione annuale dati IVA
m. liquidazione annuale IVA e IVA DI GRUPPO
n. comunicazione CONSOLIDATO NAZIONALE
o. Versamento 3% a Coopfond
p. versamento dell’imposta sostitutiva dell’11% sulla rivalutazione TFR (cod. 1713)
q. verifica versamento ritenute su interessi prestito sociale (cod.1030)
r. Invio Elenco clienti - fornitori
s. Invio Istanza Rimborso Iva Auto
t. Versamento Fondi Pensione

Adempimenti contributivi
a. Versamento Contributi INPS dipendenti
b. Versamento Contributi INPS ex co.co.co.
c. Versamento Contributi INAIL
d. Versamento Contributi Dirigenti
e. Versamento Contributi ex SCAU
f. Consegna Mod. DM10
g. Trasmissione telematica DMAG OTI OTD
h. Versamento contributi E.N.P.A.I.A.
i. Trasmissione telematica E.N.P.A.I.A.

Per ogni singola voce della check list, occorre indicare se l'adempimento è stato eseguito (libro vidimato o meno), la data dell'adempimento (data vidimazione, data versamento etc etc), motivi dell'eventuale inadempimento, note e commenti. La check list avrà la forma di una classica tabella sviluppata secondo ascisse e ordinate.

Di seguito un fac simile di verbale conclusivo, avente in allegato i prospetti e le check list suindicate:

In attuazione di quanto previsto dall’Art.14 ex D. Lgsl . 39 del 27/01/ 2010, nei giorni ____, presso la sede sociale (oppure presso gli uffici amministrativi, la sede secondaria, la filiale) sita in ___ Via _____, abbiamo effettuato le verifiche di nostra competenza connesse alla regolare tenuta della contabilita` sociale ed alla corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili relativamente al periodo............... Tali verifiche sono state svolte nell’ambito dell’incarico di revisione del bilancio che chiude al 31 Dicembre 20XX.

Procedure di verifica applicate

Le principali procedure, i cui dettagli sono riportati nelle nostre carte di lavoro, sono le seguenti:
1. Ottenimento di informazioni circa eventuali cambiamenti nel sistema di controllo interno, per quanto riguarda il sistema contabile-amministrativo, intervenuti nel periodo (ove applicabile, descrivere sinteticamente i cambiamenti significativi).
Tra l’altro sono state acquisite informazioni relative alle (ovvero a significativi cambiamenti nelle) modalita` seguite dalla societa` per:
a. accertare tutti i libri obbligatori da tenere
b. introdurre nuovi libri obbligatori richiesti
c. assicurare l’osservanza degli adempimenti, con particolare riferimento alle norme fiscali e previdenziali d. accertare la tempestivita` e la regolarita` delle vidimazioni di legge.
2. Esame dei libri contabili obbligatori (indicare quali, ad es.: libro giornale, inventari, etc.) per accertare la loro corretta vidimazione e/o bollatura (ove applicabile) nonche´ la tempestivita` dell’aggiornamento secondo quanto stabilito dalle norme in materia;
3. Esame a campione dell’esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti tributari e previdenziali e dei documenti comprovanti i pagamenti dei relativi oneri. (se ritenuto opportuno: Sono state esaminate le seguenti evidenze: indicare le dichiarazioni e versamenti specifici esaminati, indicando il periodo di riferimento, - ad es.: la dichiarazione dei redditi anno 200X modello ..., il versamento di acconti e saldi IRES e/o IRAP relativi al periodo 200X, il versamento delle ritenute Irpef su lavoro autonomo nei mesi di ...;
4. Svolgimento di sondaggi di conformita` ‘‘a campione’’ ritenuti adeguati nella fattispecie per accertare che le operazioni di gestione siano rilevate nelle scritture contabili in conformita` alle procedure previste dal sistema contabile
- amministrativo e dal connesso sistema dei controlli interni (indicare i conti o i cicli o i processi contabili interessati: Su campioni liberamente scelti, vengono eseguite verifiche di sostanza e conformita`, su un numero significativo di transazioni, controllando ordini, documenti di trasporto, fatture, relativi movimenti finanziari e corretta contabilizzazione.
Le verifiche eseguite, come risulta dai programmi di revisione contabile e fogli di lavoro tenuti agli atti, consistono nel controllo della corretta rilevazione contabile dei documenti relativi ai suddetti movimenti. Svolgimento di sondaggi, con l’utilizzo del metodo del campione, per accertare che le operazioni relative agli adempimenti tributari e previdenziali siano rilevate nelle scritture contabili in conformita` alla legge in merito alla loro tempestiva ed appropriata rilevazione nei libri e nei documenti formali. Il dettaglio delle verifiche e` contenuto nelle carte di lavoro come dettagliato in precedenza.
Se applicabile: Esame della sistemazione delle irregolarita` riscontrate in occasione degli accertamenti svolti nel corso della verifica precedente (specificare le irregolarita` riscontrate nelle precedenti verifiche) e trascritti nel libro della revisione in data;
5. Accertamento dell’esistenza e tempestivita` di preparazione delle riconciliazioni bancarie predisposte dalla societa` alla data del ...; effettuazione della conta di cassa/titoli (ovvero: effettuazione di sondaggi per la verifica a campione della rendicontazione esterna fisica e contabile delle disponibilita` liquide e dei titoli di proprieta` presso la sede centrale e/o periferica di ..., alla data del......)
6. Lettura dei verbali dell’Assemblea degli Azionisti, delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, del Comitato Esecutivo (se esiste), del Collegio Sindacale e dei Revisori Interni (se esiste), tenutisi nel periodo intercorso dall’ultima verifica. Lettura delle comunicazioni pervenute dalle Autorita` di Vigilanza.
7. Presa visione della situazione infrannuale al ____ . Sulla base di tale situazione infrannuale e` stata effettuata l’analisi comparativa, sono stati determinati i principali scostamenti rispetto alla situazione periodica precedente, alla situazione periodica relativa al corrispondente periodo dell’esercizio precedente (se applicabile: al budget), e (se ritenuto opportuno - sono stati calcolati gli indici di bilancio piu` rappresentativi). Da tale analisi sono emersi i seguenti fatti che rivestono significativa rilevanza (ad esempio: valutazione della posizione finanziaria in presenza di sintomi di squilibrio finanziario).
Colloqui con la Direzione della Societa`, utilizzando anche gli scostamenti di cui al punto precedente, con lo scopo di ottenere informazioni su eventuali operazioni ed eventi significativi che si sono verificati nel periodo. Ottenimento di riscontri documentali per le seguenti operazioni ritenute particolarmente significative: (dettagliare se applicabile)
8. Colloqui con il Collegio Sindacale per reciproco scambio di informazioni. In particolare si sono ottenute informazioni circa l’attivita` di vigilanza intrapresa dal Collegio per verificare l’adeguatezza del sistema di controllo interno ai fini del controllo gestionale - aziendale. Da tali colloqui sono emerse le seguenti informazioni rilevanti: (indicare quali);
9. (Specificare eventuali altre procedure di verifica che siano state ritenute necessarie)

* * *

Conclusioni

(al termine di ciascuna verifica nel corso dell’esercizio ed in presenza di irregolarita` riportare una conclusione riassuntiva del seguente tenore)
Dalle verifiche sopradescritte e` emerso quanto segue:......... Tali risultanze sono state comunicate a........, in data......, tramite........ per le opportune azioni di competenza.
Dalle verifiche svolte non sono emerse irregolarita` da segnalare.
Luogo __, Data ___
Firma

E' consigliabile, al termine del contratto periodico, una lettera indirizzata alla direzione aziendale, contenente suggerimenti per apportare rettifiche ed adeguarsi alle norme di legge.
Consiglio al revisore di istituire comunque un libro per le verifiche, vidimandolo pagina per pagina, stante la complessità del suo lavoro e la necessità di conservare i documenti in questione.

ATTENZIONE: Per quanto riguarda il collegio sindacale, si dovrà sempre comunque rispettare la cadenza almeno trimestrale delle verifiche periodiche e tenere il libro del collegio sindacale (vidimato) nel quale documentare tutto il lavoro svolto. Peraltro quest’ultimo, nelle attività di verifica, dovrà aggiungere a quelle contabili anche quelle di vigilanza.

A disposizione per chiarimenti.

Cordiali saluti.

Fonti:

• Art. 2409 del codice civile